Die Plattform „Microsoft Teams“ ist eines der prominentesten Tools für die Unternehmenskommunikation, auf das sich über 320 Millionen monatlich aktive Nutzer verlassen. Angesichts der fortlaufenden Updates, die das Unternehmen vorantreibt, um den Anforderungen hybrider und digitaler Arbeitsumgebungen gerecht zu werden, tauchen eine Reihe von Funktionen und Eigenschaften auf, die Arbeitsteams möglicherweise übersehen, obwohl sie eine zentrale Rolle dabei spielen, die Aufgaben des Arbeitstages zu erleichtern und den Druck durch fortlaufende Meetings und Nachrichten zu verringern.
Verwaltung der Meeting-Zeit durch den Countdown-Timer
Meetings, die über ihren zeitlichen Rahmen hinausgehen, stellen eine der größten Herausforderungen für Arbeitsteams dar, insbesondere wenn es viele Wortmeldungen gibt und es schwierig ist, den zugewiesenen Zeitplan einzuhalten. Um dabei zu helfen, Meetings in ihrem festgelegten Rahmen zu halten, hat die Plattform die integrierte Option des „Countdown-Timers“ (Countdown Timer) bereitgestellt.
Meeting-Organisatoren können diese Funktion aktivieren, indem sie zum oberen Menü wechseln, „Mehr“ und dann „Timer“ auswählen, wo die erforderliche Zeitdauer auf bis zu 100 Minuten festgelegt werden kann. Der Timer wird im oberen Teil für Teilnehmer angezeigt, die über Präsentationsrechte verfügen, ändert seine Farbe bei Annäherung an das Ende der Zeit zu Rot und blinkt dann, wenn sie abgelaufen ist. Die Funktion des Timers beschränkt sich auf im Voraus geplante Meetings, nicht jedoch auf Live-Veranstaltungen oder spontane Einzelanrufe.
Geräuschisolierung und Verbesserung der Anrufqualität durch künstliche Intelligenz
In offenen Arbeitsumgebungen oder bei der Kommunikation von zu Hause aus stellt Umgebungslärm ein Hindernis für die Klangklarheit bei Anrufen dar. Die Plattform bietet die Funktion der „Geräuschisolierung“ (Voice Isolation), die sich auf Modelle der künstlichen Intelligenz stützt, um Hintergrundgeräusche herauszufiltern und sich nur auf die Stimme des Hauptsprechers zu konzentrieren.
Die Nutzung dieser Funktion erfordert die Erstellung eines persönlichen Sprachprofils (Voice Profile) über das Einstellungsmenü, woraufhin zu den Optionen für die Spracherkennung gewechselt und ein kurzer Text gelesen werden muss, um den Stimmabdruck aufzuzeichnen. Sobald das Profil eingerichtet ist, kann der Nutzer die Funktion direkt während des Anrufs über das Dropdown-Menü neben dem Mikrofonsymbol ein- oder ausschalten, was die Auswirkungen plötzlicher Geräusche in der Umgebung verringert.
Sofortige Transkription und Verfolgung von Diskussionen
Die Funktion der „Live-Transkription“ (Live Transcription) ermöglicht es den Teilnehmern, dem, was während des Meetings gesagt wurde, fast in Echtzeit zu folgen oder es nach dessen Ende zu überprüfen. Diese Funktion hilft Personen, die zu spät dem Meeting beigetreten sind, oder solchen, die die Kernpunkte überprüfen müssen, ohne die vollständige Aufzeichnung anhören zu müssen.
Die Technologie zeichnet sich durch ihre Fähigkeit aus, zwischen Sprechern zu unterscheiden und deren Namen neben den begleitenden Texten aufzuzeichnen. Microsoft betont, dass die resultierenden Sprach- und Textdaten nicht gespeichert oder zum Training seiner KI-Modelle verwendet werden. Die Aktivierung der Transkription erfordert, dass der Systemadministrator (Admin) dies erlaubt und der Meeting-Organisator sie über das obere Menü einschaltet.
Organisation von Nachrichten und Wiederherstellung ungesendeter Entwürfe
Ständige Benachrichtigungen und Unterbrechungen führen dazu, dass beim Verfassen von Nachrichten an Kollegen die Konzentration verloren geht. Um die Arbeitsverfolgung zu erleichtern, hat Microsoft eine Verbesserung bereitgestellt, die den Zugriff auf „Entwürfe“ (Drafts) innerhalb des seitlichen Chat-Panels erleichtert.
Dieser Abschnitt fasst alle Texte zusammen, die der Nutzer zu schreiben begonnen und noch nicht gesendet hat, wodurch die Notwendigkeit entfällt, in der langen Chat-Liste nach einem unvollständigen Text zu suchen. Dies ermöglicht es den Nutzern, das Schreiben fortzusetzen und die Kommunikation dort fortzuführen, wo sie aufgehört haben, oder den Entwurf zu löschen, falls er nicht mehr benötigt wird.
Was ist für die effektive Nutzung dieser Funktionen erforderlich?
Der praktische Einsatz dieser Eigenschaften trägt zur Steigerung der Effizienz der Unternehmenskommunikation und zur Reduzierung von Ablenkungen bei, jedoch hängt ihr Erfolg von bestimmten internen organisatorischen Praktiken ab:
- Vhergehende Festlegung der Präsentations- und Transkriptionsrechte gemäß den im Unternehmen geltenden Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien.
- Ermutigung der Teammitglieder, persönliche Sprachprofile zu erstellen, um die Kommunikationsqualität in verschiedenen Arbeitsumgebungen sicherzustellen.
- Verpflichtung zur Einstellung des Meeting-Timers als ein unter den Teilnehmern vereinbartes organisatorisches Tool zur Einhaltung der festgelegten Zeiten.