La plateforme "Microsoft Teams" est l'un des principaux outils de communication d'entreprise sur lesquels s'appuient plus de 320 millions d'utilisateurs actifs par mois. Avec les mises à jour successives menées par l'entreprise pour répondre aux exigences des environnements de travail hybrides et numériques, un ensemble de caractéristiques et de fonctions émerge, que les équipes de travail pourraient négliger, malgré leur rôle central pour faciliter les tâches de la journée professionnelle et réduire les pressions découlant des réunions et des messages continus.
Gestion du temps des réunions grâce au minuteur de compte à rebours
Les réunions qui se prolongent au-delà de leur cadre temporel constituent l'un des principaux défis auxquels font face les équipes de travail, en particulier lorsque les interventions se multiplient et qu'il est difficile de respecter le calendrier imparti. Pour aider à maintenir les réunions dans leur cadre défini, la plateforme a fourni l'option intégrée du "minuteur de compte à rebours" (Countdown Timer).
Les organisateurs de réunion peuvent activer cette fonction en accédant au menu des options supérieures, en choisissant "Plus" puis "Minuteur", où la durée requise peut être définie jusqu'à 100 minutes. Le minuteur apparaît dans la partie supérieure pour les participants disposant des autorisations de présentation, sa couleur vire au rouge à l'approche de la fin du temps, puis il clignote à son expiration. Le fonctionnement du minuteur se limite aux réunions planifiées à l'avance, à l'exclusion des événements en direct ou des appels individuels spontanés.
Isolation phonique et amélioration de la qualité des appels par l'intelligence artificielle
Dans les environnements de travail ouverts ou lors de communications depuis le domicile, le bruit ambiant constitue un obstacle à la clarté audio lors des appels. La plateforme propose la fonction "d'isolation phonique" (Voice Isolation), qui s'appuie sur des modèles d'intelligence artificielle pour filtrer les bruits de fond et se concentrer uniquement sur la voix de l'orateur principal.
L'utilisation de cette fonction nécessite la création d'un profil vocal personnel (Voice Profile) via le menu des paramètres, puis le passage aux options de reconnaissance vocale et la lecture d'un court texte pour enregistrer l'empreinte vocale. Une fois le profil configuré, l'utilisateur peut activer ou désactiver la fonction directement pendant l'appel via le menu déroulant situé à côté de l'icône du microphone, ce qui réduit l'impact des bruits soudains dans l'environnement immédiat.
Transcription textuelle instantanée et suivi des discussions
La fonctionnalité de "transcription textuelle en direct" (Live Transcription) permet aux participants de suivre ce qui a été dit pendant la réunion presque en temps réel, ou de le consulter après sa fin. Cette fonction aide les personnes qui ont rejoint la réunion en retard ou celles qui ont besoin de revoir les points clés sans avoir à écouter l'enregistrement complet.
La technologie se distingue par sa capacité à distinguer les locuteurs et à noter leurs noms à côté des textes associés. Microsoft affirme que les données audio et textuelles générées ne sont ni stockées ni utilisées pour entraîner ses modèles d'intelligence artificielle. L'activation de la transcription textuelle nécessite l'autorisation de l'administrateur (Admin) et sa mise en marche par l'organisateur de la réunion à partir du menu des options supérieures.
Organisation des messages et récupération des brouillons non envoyés
Les alertes continues et les interruptions provoquent une perte de concentration lors de la rédaction de messages aux collègues de travail. Pour faciliter le suivi du travail, Microsoft a fourni une amélioration qui facilite l'accès aux "brouillons" (Drafts) dans le volet de discussion latéral.
Cette section rassemble tous les textes que l'utilisateur a commencé à écrire et qu'il n'a pas encore envoyés, ce qui élimine le besoin de chercher dans la longue liste des conversations pour accéder à un texte incomplet. Cela permet aux utilisateurs de reprendre l'écriture et de poursuivre la communication là où ils l'avaient laissée, ou de supprimer le brouillon s'il n'est plus nécessaire.
Que faut-il pour une exploitation efficace de ces fonctionnalités ?
L'utilisation pratique de ces caractéristiques contribue à accroître l'efficacité de la communication d'entreprise et à réduire les distractions, mais leur succès dépend de pratiques organisationnelles spécifiques en interne :
- Définir les autorisations de présentation et de transcription textuelle à l'avance conformément aux politiques de sécurité et de confidentialité suivies dans l'entreprise.
- Encourager les membres de l'équipe à configurer des profils vocaux personnels pour garantir la qualité de la communication dans divers environnements de travail.
- S'engager à régler le minuteur des réunions comme un outil organisationnel convenu entre les participants pour respecter les horaires fixés.