Платформа «Microsoft Teams» является одним из ключевых инструментов корпоративной коммуникации, которым пользуются более 320 миллионов активных пользователей в месяц. С очередными обновлениями, выпускаемыми компанией для удовлетворения требований гибридных и цифровых рабочих сред, появляется ряд функций и возможностей, о которых рабочие группы могут не знать, несмотря на их ключевую роль в упрощении ежедневных рабочих задач и снижении стресса от постоянных собраний и сообщений.
Управление временем собраний с помощью таймера обратного отсчета
Собрания, выходящие за рамки отведенного времени, представляют собой одну из главных проблем для рабочих групп, особенно когда выступлений много и трудно придерживаться утвержденного графика. Чтобы помочь удержать собрания в заданных рамках, платформа предоставила встроенную функцию «таймер обратного отсчета» (Countdown Timer).
Организаторы собрания могут включить эту функцию, перейдя в верхнее меню параметров, выбрав «Еще», а затем «Таймер», где можно задать необходимую продолжительность до 100 минут. Таймер отображается в верхней части экрана у участников с правами презентатора, меняет цвет на красный по мере приближения к концу времени и начинает мигать по его истечении. Работа таймера ограничена предварительно запланированными собраниями и не распространяется на трансляции или спонтанные личные звонки.
Изоляция звука и улучшение качества звонков с помощью ИИ
В открытых рабочих пространствах или при общении из дома окружающий шум препятствует четкости звука во время звонков. Платформа предлагает функцию «изоляция голоса» (Voice Isolation), которая использует модели искусственного интеллекта для фильтрации фонового шума и фокусировки исключительно на голосе основного спикера.
Для использования этой функции требуется создать голосовой профиль (Voice Profile) через меню настроек, перейдя к параметрам распознавания голоса и прочитав короткий текст для записи голосового отпечатка. После настройки профиля пользователь может включать или отключать функцию непосредственно во время звонка через выпадающее меню рядом с иконкой микрофона, что снижает влияние внезапного шума в окружающей среде.
Мгновенная транскрипция и отслеживание обсуждений
Функция «живой транскрипции» (Live Transcription) позволяет участникам следить за тем, что было сказано в ходе собрания практически в реальном времени, или просматривать запись текста после его завершения. Эта функция помогает тем, кто присоединился к собранию с опозданием, или тем, кому необходимо пересмотреть ключевые моменты, не прослушивая запись целиком.
Технология отличается способностью различать говорящих и записывать их имена рядом с сопутствующим текстом. Microsoft подчеркивает, что полученные голосовые и текстовые данные не сохраняются и не используются для обучения ее моделей искусственного интеллекта. Для включения транскрипции требуется разрешение администратора системы (Admin) и запуск функции организатором собрания из верхнего меню параметров.
Организация сообщений и восстановление неотправленных черновиков
Постоянные уведомления и отвлекающие факторы приводят к потере концентрации при составлении сообщений коллегам. Чтобы облегчить ведение работы, Microsoft предложила улучшение, упрощающее доступ к «черновикам» (Drafts) на боковой панели чата.
В этом разделе собраны все тексты, которые пользователь начал писать, но еще не отправил, что избавляет от необходимости искать незавершенный текст в длинном списке чатов. Это позволяет пользователям возобновлять написание и продолжать общение с того места, где они остановились, или удалять черновик, если он больше не нужен.
Что требуется для эффективного использования этих функций?
Практическое применение этих функций способствует повышению эффективности корпоративной коммуникации и снижению отвлекающих факторов, однако их успех зависит от определенных внутренних организационных практик:
- Предварительное определение прав на проведение презентаций и транскрипцию в соответствии с принятыми в организации политиками безопасности и конфиденциальности.
- Поощрение членов команды к созданию личных голосовых профилей для обеспечения качества связи в различных рабочих средах.
- Соблюдение настройки таймера собраний как согласованного между участниками организационного инструмента для уважения установленного времени.