تُعد منصة "مايكروسوفت تيمز" (Microsoft Teams) إحدى أبرز أدوات التواصل المؤسسي التي يعتمد عليها أكثر من 320 مليون مستخدم نشط شهرياً. ومع التحديثات المتتابعة التي تقودها الشركة لتلبية متطلبات بيئات العمل الهجينة والرقمية، تظهر مجموعة من الخصائص والوظائف التي قد تغفُل عنها فرق العمل، رغم دورها المحوري في تسهيل مهام اليوم الوظيفي وتقليل الضغوط المترتبة على الاجتماعات والرسائل المستمرة.
إدارة وقت الاجتماعات عبر مؤقت العد التنازلي
تشكل الاجتماعات الممتدة خارج إطارها الزمني أحد أبرز التحديات التي تواجه فرق العمل، خاصة عندما تتعدد المداخلات ويصعب الالتزام بالجدول المخصص. وللمساعدة في إبقاء الاجتماعات ضمن إطارها المحدد، وفرت المنصة خيار "مؤقت العد التنازلي" (Countdown Timer) المدمج.
يمكن لمُنظمي الاجتماع تفعيل هذه الميزة عبر الانتقال إلى قائمة الخيارات العلوية واختيار "المزيد" ثم "المؤقت"، حيث يمكن تحديد المدة الزمنية المطلوبة حتى 100 دقيقة. يظهر المؤقت في الجزء العلوي للمشاركين الذين يمتلكون صلاحيات التقديم، ويتغير لونه إلى الأحمر مع اقتراب نهاية الوقت، ثم يرتد وميضاً عند انتهائه. ويقتصر عمل المؤقت على الاجتماعات المجدولة مسبقاً دون الفعاليات المباشرة أو المكالمات الفردية العفوية.
عزل الصوت وتحسين جودة المكالمات بالذكاء الاصطناعي
في بيئات العمل المفتوحة أو عند التواصل من المنازل، تمثل الضوضاء المحيطة عائقاً أمام وضوح الصوت في المكالمات. تقدم المنصة خاصية "عزل الصوت" (Voice Isolation) التي تعتمد على نماذج الذكاء الاصطناعي لتصفية الخلفيات الصوتية والتركيز على صوت المتحدث الرئيسي فقط.
يتطلب استخدام هذه الخاصية إنشاء ملف صوتي شخصي (Voice Profile) من خلال قائمة الإعدادات، ثم الانتقال إلى خيارات التعرف الصوتي وقراءة نص قصير لتسجيل بصمة الصوت. وبمجرد إعداد الملف، يمكن للمستخدم تفعيل الخاصية أو إيقافها مباشرة أثناء المكالمة عبر القائمة المنسدلة المجاورة لأيقونة الميكروفون، مما يقلل من تأثير الضوضاء المفاجئة في البيئة المحيطة.
التفريغ النصي الفوري ومتابعة النقاشات
تتيح ميزة "التفريغ النصي المباشر" (Live Transcription) للمشاركين متابعة ما قيل خلال الاجتماع في الوقت الفعلي تقريباً، أو مراجعته بعد انتهائه. تساعد هذه الخاصية الأشخاص الذين انضموا متأخرين للاجتماع أو من يحتاجون إلى مراجعة النقاط المفصلية دون الحاجة للاستماع للتسجيل الكامل.
تتميز التقنية بقدرتها على التمييز بين المتحدثين وتدوين أسمائهم إلى جانب النصوص المصاحبة. وتؤكد مايكروسوفت أن البيانات الصوتية والنصية الناتجة لا يتم تخزينها أو استخدامها لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي الخاصة بها. ويتطلب تفعيل التفريغ النصي سماح مسؤول النظام (Admin) وقيام منظم الاجتماع بتشغيله من قائمة الخيارات العلوية.
تنظيم الرسائل واستعادة المسودات غير المرسلة
تتسبب التنبيهات المستمرة والمقاطعات في فقدان التركيز أثناء صياغة الرسائل لزملاء العمل. ولتسهيل متابعة العمل، وفرت مايكروسوفت تحسيناً يسهل الوصول إلى "المسودات" (Drafts) ضمن لوحة الدردشة الجانبية.
يجمع هذا القسم جميع النصوص التي بدأ المستخدم في كتابتها ولم يقم بإرسالها بعد، مما يلغي الحاجة للبحث في قائمة المحادثات الطويلة للوصول إلى نص غير مكتمل. يتيح ذلك للمستخدمين استئناف الكتابة ومتابعة التواصل من حيث توقفوا، أو حذف المسودة في حال عدم الحاجة إليها.
ما الذي تتطلبه الاستفادة الفعالة من هذه الميزات؟
يسهم التوظيف العملي لهذه الخصائص في رفع كفاءة التواصل المؤسسي وتقليل المشتتات، إلا أن نجاحها يعتمد على ممارسات تنظيمية محددة داخلياً:
- تحديد صلاحيات التقديم والتفريغ النصي مسبقاً وفق سياسات الأمن والخصوصية المتبعة في المؤسسة.
- تشجيع أعضاء الفريق على إعداد الملفات الصوتية الشخصية لضمان جودة الاتصال في بيئات العمل المتنوعة.
- الالتزام بضبط مؤقت الاجتماعات كأداة تنظيمية متفق عليها بين الحضور لاحترام الأوقات المحددة.
كيف أعددنا هذا الخبر؟
اعتمد الخبر على المصدر الأصلي الموضح أعلاه. قد نستخدم أدوات آلية للمساعدة في الاستخراج والتصنيف والصياغة،
لكن النشر يخضع لقواعد تمنع المحتوى المكرر والقصير أو الروتيني منخفض القيمة.
اقرأ سياستنا التحريرية.