Microsoft ha puesto a disposición de los administradores de Microsoft Teams una nueva función que les otorga la autoridad para controlar cómo se manejan las groserías dentro de las transcripciones de las reuniones (Transcripts). Esta actualización permite a las organizaciones elegir si las palabras inapropiadas aparecerán en los registros tal cual o si serán enmascaradas (Masking) automáticamente.
Detalles de la actualización y mecanismo de funcionamiento técnico
Este cambio incluye tanto las transcripciones en vivo (Live transcription) como las transcripciones guardadas de las reuniones. Desde el punto de vista técnico, la función de filtrado de groserías permanece activada de manera predeterminada, lo que significa que las organizaciones que deseen ver las transcripciones sin filtrar deben cambiar la configuración manualmente a través de las políticas de reunión (Meeting policies) asignadas a los administradores.
Es importante distinguir entre dos tipos de visualización de texto en la reunión; mientras que las transcripciones (Transcripts) estarán sujetas a la política del administrador (Admin) que determina el nivel de filtrado, la función de subtítulos en vivo (Live captions) continuará funcionando de acuerdo con la configuración personal de cada participante en la reunión, asegurando que las preferencias individuales del usuario no se vean afectadas por las políticas generales de la organización.
¿Por qué es importante esta actualización para las organizaciones?
Controlar las groserías puede parecer una cuestión de etiqueta laboral únicamente, pero en realidad tiene importantes dimensiones técnicas, legales y regulatorias en los entornos de trabajo profesionales. La importancia de esta característica destaca en los siguientes casos:
- Investigaciones internas: Proporcionar un registro preciso y literal de lo dicho sin ninguna modificación u ocultamiento que pueda alterar el significado.
- Quejas de recursos humanos (HR): Documentar las conversaciones con precisión en casos de disputas profesionales.
- Cumplimiento y revisión legal: Garantizar la existencia de textos que coincidan exactamente con la realidad en caso de ser necesarios como evidencia legal o para revisiones de cumplimiento (Compliance reviews).
Además, las actualizaciones recientes de la plataforma Teams incluyeron otras características destinadas a mejorar la productividad, como la capacidad de abrir llamadas en una ventana separada para facilitar la multitarea, y la adición de una opción que requiere la aprobación previa de todos los participantes antes de comenzar la reunión para mejorar la transparencia.