Microsoft a mis à la disposition des administrateurs de la plateforme Microsoft Teams une nouvelle fonctionnalité leur donnant le pouvoir de contrôler la gestion des grossièretés dans les transcriptions de réunions (Transcripts). Cette mise à jour permet aux organisations de choisir si les mots inappropriés apparaîtront tels quels dans les registres ou s'ils seront masqués automatiquement (Masking).
Détails de la mise à jour et mécanisme de fonctionnement technique
Ce changement englobe à la fois les transcriptions en direct (Live transcription) et les transcriptions enregistrées des réunions. D'un point de vue technique, la fonctionnalité de filtrage des grossièretés reste activée par défaut, ce qui signifie que les organisations souhaitant voir les transcriptions non filtrées doivent modifier les paramètres manuellement via les politiques de réunion (Meeting policies) réservées aux administrateurs.
Il est important de distinguer deux types d'affichage de texte dans la réunion ; tandis que les transcriptions (Transcripts) seront soumises à la politique de l'administrateur (Admin) qui détermine le niveau de filtrage, la fonctionnalité de sous-titrage en direct (Live captions) continuera de fonctionner selon les paramètres personnels de chaque participant à la réunion, garantissant ainsi que les préférences individuelles des utilisateurs ne sont pas affectées par les politiques générales de l'organisation.
Pourquoi cette mise à jour est-elle importante pour les organisations ?
Le contrôle des grossièretés peut sembler n'être qu'une question d'étiquette professionnelle, mais il revêt en réalité des dimensions techniques, juridiques et réglementaires importantes dans les environnements de travail professionnels. L'importance de cette fonctionnalité se manifeste dans les cas suivants :
- Enquêtes internes : Fournir un enregistrement précis et textuel de ce qui a été dit sans aucune modification ou occultation susceptible de modifier le sens.
- Plaintes des ressources humaines (RH) : Documenter les conversations avec précision en cas de litiges professionnels.
- Conformité et révision juridique : Garantir l'existence de textes totalement conformes à la réalité au cas où ils seraient nécessaires comme preuves juridiques ou pour des révisions de conformité (Compliance reviews).
De plus, les récentes mises à jour de la plateforme Teams ont inclus d'autres fonctionnalités visant à améliorer la productivité, telles que la possibilité d'ouvrir les appels dans une fenêtre séparée pour faciliter le multitâche, et l'ajout d'une option nécessitant l'approbation préalable de tous les participants avant le début de la réunion afin de renforcer la transparence.